Nous regarderons un outil très apprécié des coordonnateurs (facilitateurs) de projet Kaïzen. LE TABLEAU D’AFFICHAGE qui :
1-identifie une situation à améliorer et reflète le changement souhaité. Le tableau est affiché bien en vue dans un endroit accessible au travail. Le tableau a recours aux cartes pour faire circuler l’information basée sur des faits.
2-facilite la communication entre l’ensemble du personnel et les membres de l’équipe d’amélioration (implique tous les employés). Le tableau fait passer le processus d’amélioration de l’abstrait des salles de réunion au concret du plancher de travail (Micro améliorations précises).

LE TABLEAU D’AFFICHAGE des opportunités d’amélioration est constitué de :

1. CARTES DE FAITS, jaunes décrivant ainsi les PROBLÈMES :
Brièvement expliquer le problème, donner les causes puis de dater et signer
(EX :Il y a toujours 4 à 5 boîtes de carton mouillées par paquet qui bloquent la machine. Le 5/12/99 par M.L.)

2. CARTES DE SOLUTIONS, grises décrivant ainsi les AMÉLIORATIONS :
Ce que vous proposez pour améliorer la situation (recommandations, idées d’amélioration, suggestions, mesures correctives, puis dater et signer.
(EX emander au personnel attitré au nettoyage du plancher de soulever les boîtes. Le 5/12/99 par M.L.)

Ces cartes (”Post-it” de couleur) sont collés par n’importe qui sur un tableau de grandeur adéquate (3` X 6`) sur un mur localisé dans un endroit stratégique (corridor, cafétéria, salle de conférence, …) identifiant comme entête les grandes étapes du processus étudié.

À partir du TABLEAU D’AFFICHAGE, le suivi des opportunités d’amélioration se fera ainsi :
A.Regrouper les cartes de fait (jaunes) décrivant de diverses façons un même problème et reformuler clairement une carte (synthèse) de fait (jaune).
B.Regrouper les cartes de solutions (grises) décrivant de diverses façons une même idée et reformuler clairement une carte (synthèse) de solution (grise).

À partir de ces données, nous pouvons établir un tableau de suivi des idées d’améliorations :
1. Réunir les cartes de faits et de solutions qui s’attaquent à un même problème.
2. Déterminer à partir des cartes de faits et solutions d’un problème des idées d’améliorations (Brainstorming).
3. Définir les idées “Mise à l’essai” (immédiatement) et déterminer le “Qui?”, le “Quoi?” et le “Quand?”
4. Faire le suivi des actions réalisées, c’est-à-dire pour chacun des idées mises à l’essai, indiquer : résultats concluants (C), résultats peu concluants (PC) et idées non-viables (N).
5. Porter au tableau les idées à évaluer plus tard (moyen et long terme) que l’on traitera au besoin après avoir pris action sur les idées “Mises à l’essai”.

CONCLUSION
En plus des avantages déjà énumérés j’ai découvert, aussi étrange que cela puisse paraître, que LE TABLEAU D’AFFICHAGE permet à tous de se débarrasser des problèmes et des solutions déjà emmagasiner (souvent depuis très longtemps ) dans notre cerveau. Ceci nous libère de ces éléments omniprésents tout en sachant qu’ils sont notés et que nous y reviendrons plus tard. Ceci libère donc le personnel pour qu’il puisse entamer le processus Kaïzen étapes par étapes sans idées préconçues.

Les Chroniques Qualité ont été rédigées sur WebDépart entre 1998 et 2000 mais sont toujours d’actualité aujourd’hui !

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MICHEL LECLAIR